O nouă aplicație mobilă pentru personalul din teren, integrată cu FFA

Pentru a eficientiza dispecerizarea și execuția operațiunilor de teren, echipele de teren sunt dotate cu dispozitive mobile și aplicații mobile integrate cu sistemul de Management al Fortei de Muncă (WFM), sau sunt parte ale acestor sisteme. În unele cazuri, aplicațiile standard WFM mobile nu sunt suficiente pentru a îndeplini cerințele legate de integrări complexe și procese de business. Recent Globema a lansat o aplicație mobilă personalizată pentru GE Field Force Automation (FFA) care a permis unuia dintre clienții noștri să acopere toate cerințele pentru WFM mobile.

zarządzanie pracą w terenie FFA aplikacja mobilna

Gestionarea eficientă a echipelor de teren

Gestionarea și execuția operațiunilor pe teren sunt procesele operaționale cele mai costisitoare, mai ales în telecomunicații și utilități. Printre provocările cu care se confruntă astfel de companii se numără:

  • gestionarea eficientă a resurselor materiale și umane
  • menținerea unei relații corespunzătoare între sarcinile urgente și cele planificate
  • gestionarea și atribuirea eficientă și efectivă a sarcinilor, în conformitate cu competențele angajaților, autorizările, programul de lucru și disponibilitatea echipamentelor necesare pentru execuția lucrărilor
  • optimizarea rutelor (în ceea ce privește distanța și timpul de deplsare)
  • schimbul și colectarea de date de la multiple sistemele informatice
  • crearea, actualizarea și stocarea documentației tehnice și a documentației cerute de reglementările formale
  • training-uri pentru angajați pentru a permite echipelor să execute procese complexe și cu modificări frecvente.

Sistemele Work Force Management (WFM) reprezintă răspunsul la aceste provocări. Field Force Automation (FFA) de la General Electric este unul dintre sistemele WFM lider de piață. Acest instrument este utilizat, de exemplu, în telecomunicații și în utilități. FFA optimizează întregul ciclu de viață al operațiunilor de service pe teren, inclusiv crearea ordinelor de lucru, programări și dispecerizare personal în teren, urmărire echipamente în garanție, gestionarea pieselor de schimb de inventar și primirea de raportări în timp real din teren.

Platforma FFA include:

  • Modulul Planificare – pentru planificare strategică, tactică și operațională a comenzilor de lucru și resurselor
  • Modulul Execuție – pentru angajații din teren și birous
  • Modulul Monitorizare – pentru personalul de management executiv și operațional pentru a primi informații despre starea curentă a lucrărilor
  • Modulul API – pentru implementarea, integrarea și configurarea sistemului FFA, .

O parte a platformei FFA este și aplicația mobilă configurabilă. În cele mai multe cazuri aceasta corespunde tuturor cerințelor clienților. Totuși, câteodată se dovedește că cerințele depășesc chiar și cele mai avansate capabilități de configurare. Acest aspect este vizibil în special în domeniul distribuției de gaz și electricitate care este strict reglementat. Când devine necesară adaptarea sistemului la cerințele specifice ale clientului, o aplicație mobilă customizată poate fi soluția pentru a satisface toate cerințele.

zarządzanie pracą w terenie FFA aplikacja mobilna

Aplicația mobilă customizată

Echipa noastră a preluat această provocare. Am creat o aplicație mobilă dedicată pentru unul dintre clienții noștri – unul dintre leaderii pieței de distribuție gaz și energie electrică din Europa Centrală. Soluția a fost integrată cu FFA pentru a susține procese de business complexe, guvernate de o serie de constrângeri rezultate din specificul pieței locale. Mai jos sunt prezentate câteva cifre care ilustrează complexitatea cerințelor clientului:

  • aproximativ 130 de sarcini diferite executate în cadrul proceselor definite
  • circa 100 de formulare de intrare conforme cu reglementările locale
  • peste 1000 posibile alternative decizionale la execuția diferitelor sarcini
  • 30 de mecanisme de control dedicate pentru introducerea datelor

Aplicația este utilizată în mediul productiv și în același timp se află în continuă dezvoltare pentru a susține toate cele 24 procese de business care țin de operațiunile din teren.

Din culise

Aplicația mobilă a fost dezvoltată cu intenția de a opera pe un număr cât mai mare de dispozitive mobile. Utilizând cea mai nouă versiune a platformei Java și interfața grafică JavaFX, soluție suportă funcționalități ecran tactil, tastatură virtuală și standard, cameră foto încorporată, GPS, etc. Aplicația rulează fără probleme în versiunile de Windows, mediile Linux și MacOS. În plus, pentru dispozitivele cu Android a fost dezvoltată o aplicație mobilă dedicată.

Aplicația rulează în modul semi-conectat – această înseamnă că nu necesită o conexiune online permanentă. Poate lucra în două moduri off-line – cu sincronizare manuală a datelor (la cererea utilizatorilor) sau cu sincronizare automată (care se face periodic sau când aplicația se reconectează la internet). Comunicația se realizează prin WebServices și librării Axis2 asigurând integrarea rapidă cu noile surse de date FFA (în prezent sunt 25 de astfel de surse de date).

Aplicația a fost implementată cu o bază de date locală integrată, care nu necesită instalare separată. Baza de date locală este un fișier obișnuit, care mai departe facilitează procesul de depanare (este de ajuns transmiterea acestui fișier pentru analiză). Procesul de dezvoltare al aplicației utilizează continuu instrumente de integrare, analiză cod static, care permit livrarea de versiuni noi, stabile într-un ciclu de timp scurt.

zarządzanie pracą w terenie FFA aplikacja mobilna

Rezultatul

Scopul principal al aplicației mobile este îmbunătățirea proceselor de management al resurselor și activităților din teren. Prin sincronizarea progresului activităților, datelor din rețea, locațiilor și stărilor echipelor mobile este posibilă determinarea rutelor optime (din punct de vedere al costurilor și timpului) și alocarea eficientă a resurselor (luând în considerare diverși factori, cum ar fi: competențe, certificări, experiența tehnică, etc.). Toate acestea contribuie la reducerea costurilor de mentenanță.

Utilizatorii echipați cu dispozitive mobile pe care este rulată aplicația pot accesa o hartă pe care este indicată poziția curentă și destinațiile. Urmărirea poziției se face utilizând toate resursele disponibile (GPS, rețele mobile, rețele Wi-Fi) și astfel permite poziționarea precisă indiferent de condițiile atmosferice. De altfel, aplicația a eliminat complet necesitatea utilizării unui echipament de navigație separat.

Aplicația oferă suport pentru toate procesele complexe de business ale clientului, care sunt desfășurate în teren. Aceasta se traduce printr-o secvență simplă și ușor de înțeles de sarcini și instrucțiuni de executat una după alta, fără să fie nevoie de training suplimentar. Nu mai este nevoie să fie învățate și memorate detaliile fiecărui proces în parte – aplicația ghidează utilizatorul și se adaptează la datele disponibile și cele introduse cât și la deciziile specifice ale utilizatorului.

Utilizând camera foto utilizatorul poate crea documente fotografice ale locului de muncă (avarii, măsurare valori) și accelera introducerea datelor cu ajutorul cititorului de coduri de bare. Fiecare fotografie este clasificată corespunzător și atașată la documentația finală a ordinului de serviciu.

Completarea formularelor în format electronic asigură corectitudinea datelor (prin validări extinse) și starea actualizată (sincronizare completă cu sistemele externe). Această funcționalitate generează economii semnificative de timp și hârtie având în vedere că modul de lucru înainte de implementarea soluției consta în completarea manuală de formulare pe hârtie (și fiecare utilizator le completa în propriul mod), informațiile fiind ulterior introduse (copiate) manual în sistemele externe.

Complexitatea aplicației în cifre

În perioada de analiză au fost identificate peste 130 de tipuri de activități, pentru care existau multiple variante de proceduri și mai multe alternative de soluționare. Numărul tuturor combinațiilor posibile depășea 1000 (capabilitatea de a retrage, repeta sau crea dinamic conținut pentru diverse procese). Fiecare acțiune efectuată poate determina automat efectuarea de activități suplimentare, de exemplu alertarea dispecerului, transmiterea de mesaje către alte echipe din teren sau transmiterea înapoi de date sau documente culese de utilizator spre a fi stocate sau procesate în sisteme externe (cât și în format hârtie, impus de autoritatea de reglementare).

zarządzanie pracą w terenie FFA aplikacja mobilna

Aplicația este integrată bi-direcțional cu 6 sisteme externe, inclusiv cu 4 surse diferite de sarcini, un sistem warehousing, un sistem de calcul costuri si un sistem de management și arhivare documente.

Sunt peste 30 de mecanisme de control dedicate formularelor electronice care facilitează introducerea și completarea datelor în documentație (de exemplu: o listă cu poziții de selectat cu valorile permise, o listă bazată pe un dicționar, imagine cameră foto, câmp dedicat scan cod de bare, tabele dinamice, câmp dedicat culegere semnătură electronică, completare contextuală de câmpuri în funcție de conținutul altor cămpuri, etc.).

Aplicația are și un modul inventory, care stochează informația despre uneltele și materialele disponbile diverșilor utilizatori. Astfel că, la introducerea datelor utilizatorul va alege dintr-o listă de obiecte elementul disponibil dorit în loc să introducă manual datele sau valorile. Informațiile suplimentare referitoare la elementele introduse sunt completate în background. Informațiile referitoare la utilizarea materialelor sunt transmise într-un sistem ERP extern, fiind astfel posibilă calcularea costurilor asociate.

Mesagerie

Soluția oferă suport pentru comunicațiile dintre utilizatorii aplicației (de ex. între utilizatorii aplicației mobile dar și cu dispecerii în aplicația din backoffice). Astfel că a fost eliminată necesitatea comunicării prin mesaje SMS sau convorbiri telefonice.

zarządzanie pracą w terenie FFA aplikacja mobilna

Implementarea FFA

Implementarea și utilizarea soluției FFA ca suport pentru efectuarea sarcinilor în teren aduce beneficii măsurabile, inclusiv:

  • reducerea timpului de lucru al dispecerilor cu până la 33%
  • reducerea costurilor operaționale cu 25 – 35 %
  • îmbunătățirea eficienței operaționale prin creșterea de aproape 5 ori a numărului de sarcini gestionate de un singur dispecer
  • reducerea numărului de vehicule și a consumului de combustibil
  • reducerea semnificativă a cheltuielilor cu convorbirile telefonice și a consumului de hârtie
  • corectitudinea datelor despre rețea, care sunt actualizate constant din teren de către anjajați
  • creșterea nivelului de satisfacție al clienților prin îndeplinirea termenelor din SLA și prin accesul la notificări permanente despre starea și progresul activităților din teren.

Contactați-ne pentru a afla mai multe