Gestionarea închirierilor de imobiliare comerciale implică adesea managementul unei documentații extinse cu informatii nestructurate. Accesarea rapidă și convenabilă a informațiilor cheie din aceste documente este esențială pentru profesioniștii din industrie. Pentru a satisface această cerere, este esențial să adoptați soluții IT inovatoare susținute de inteligența artificială.
Închirierea imobiliară comercială, cuprinzând zone de birouri și spații comerciale, reprezintă un sector robust și în continuă expansiune. Numai în Europa, piața Facility & Property Management este estimată la 360 de miliarde USD în 2024, previziunile indicând o creștere la peste 430 de miliarde USD până în 2029[1]. Între timp, în Polonia, conform Consiliului Polonez de Management al Imobiliarelor, piața se mândrește cu o valoare estimată de 117 miliarde PLN, cu peste 630.000 de persoane angajate în această industrie dinamică.
[1] Facility Management în Europa, dimensiunea pieței și analiza cotei – Tendințe de creștere și previziuni (2024 – 2029), Sursa: https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/europe-facility-management-market
Provocări în managementul documentelor pentru închirierea de spații comerciale
Companiile din sectorul Facility & Property Management, de obicei mari corporații internaționale, supraveghează portofolii vaste imobiliare. Închirierea fiecărei proprietăți are ca rezultat numeroase documente pe hârtie, inclusiv contracte, anexe, corespondențe și înregistrări de audit.
Transferul informațiilor din aceste documente în sistemele interne pentru accesul angajaților pune mai multe provocări:
Procesul de introducere manuală a datelor este laborios și necesită timp
Introducerea manuală introduce un risc crescut de erori, agravat de practicile inconsecvente de formatare a datelor. Această inconsecvență subminează fiabilitatea datelor și complică eforturile analitice.
În plus, natura consumatoare de timp a introducerii manuale împiedică disponibilitatea datelor, ceea ce duce la întârzieri în procesele bazate pe informații la timp. Procesele prelungite de digitalizare cresc, de asemenea, probabilitatea ca datele să fie învechite la intrarea în sistem.
Rată de atriție ridicată în rândul angajaților însărcinați cu introducerea datelor
Natura monotonă și repetitivă a introducerii manuale a datelor duce adesea la schimbarea rapidă a angajaților. În consecință, există o nevoie perpetuă de a recruta și de a instrui personal nou, implicând costuri semnificative și provocând întreruperi ale fluxului de lucru.
Cheltuieli crescute asociate cu întreținerea și procesarea documentelor
Interacțiunea cu cantități mari de documente se dovedește a fi atât consumatoare de timp, cât și ineficientă, ceea ce duce la costuri operaționale umflate. Chiar și clasificarea inițială a documentelor în timpul digitizării necesită un efort substanțial. Mai mult, localizarea documentelor pe baza unor criterii specifice, cum ar fi suprafața imobiliară și taxele asociate, prezintă complexități suplimentare și consumă resurse valoroase.
Costuri adiționale rezultate din întârzieri
Accesul restricționat la informațiile din document și termenele prelungite de introducere a datelor pot avea repercusiuni financiare semnificative din cauza termenelor limită nerespectate.
De exemplu, dacă un termen limită de plată a chiriei este introdus în sistem cu întârziere și ulterior ratat, se percep taxe de dobândă. Având în vedere amploarea operațiunilor și a gestionării activelor din cadrul firmelor de management al proprietăților și facilităților, astfel de întârzieri au potențialul de a culmina cu pierderi substanțiale, care pot ajunge la milioane.
Vă prezentăm iDoc pentru gestionarea documentelor imobiliare
Gestionarea eficientă a chiriilor imobiliare necesită acces fără probleme la date complete și precise extrase din documentele de închiriere. Abordând această provocare, prezentăm iDoc, o soluție revoluționară pentru managementul informațiilor imobiliare.
Cum funcționează iDoc
Soluția noastră automatizează clasificarea documentelor legate de închirieri imobiliare, cuprinzând contracte, anexe și multe altele. Apoi identifică diferite tipuri de date în fiecare document, cum ar fi părțile contractante, datele, adresele și durata contractului. Ulterior, iDoc populează fără efort sistemele companiei cu datele recunoscute, facilitând gestionarea eficientă a proprietăților imobiliare.
Alimentat de Inteligența Artificială și Algoritmi de Învățare Automată, acest proces cuprinzător asigură acuratețe și fiabilitate. În plus, iDoc oferă flexibilitatea de a-și extinde capacitățile pentru a găzdui noi categorii de documente și diverse tipuri de date, adaptate cerințelor specifice pentru afacerile individuale sau industriilor respective.
Beneficiile iDoc în managementul și închirierea imobiliară comercială
Utilizând algoritmi AI/ML, iDoc automatizează capturarea și introducerea datelor din diverse documente de închiriere în sistemele interne, oferind mai multe beneficii:
- Reducerea timpului și a costurilor asociate cu introducerea manuală a datelor.
- Fiabilitate îmbunătățită a datelor, minimizarea erorilor și îmbunătățirea eficienței procesului.
- Accesibilitatea sporită la documentele și datele necesare pentru angajați.
- Accelerarea și reducerea costurilor în procesele care necesită analiza și căutarea manuală a datelor.
- Suport cuprinzător pentru sarcinile de administrare imobiliară comercială.
Vă interesează optimizarea managementului documentelor?
Căutați o soluție pentru a vă îmbunătăți eficiența gestionării documentației? Contactați-ne pentru a discuta nevoile dvs. și pentru a explora modul în care iDoc vă poate eficientiza operațiunile!
